Privacyverklaring

1. Zorgvuldige omgang met uw gegevens

Vallei Praktijk voor Systemisch Bewustzijn hecht groot belang aan uw privacy. Wij verwerken persoonsgegevens met de hoogste zorg en handelen strikt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor een goede dienstverlening. Dit betreft: Contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Financiële gegevens voor facturatie en betalingsverwerking. Inhoudelijke informatie die u deelt tijdens coaching- of begeleidingstrajecten.

Accountgegevens en communicatiegegevens in het klantportaal (Mattermost), waaronder berichten en bijlagen.

3. Doeleinden van de verwerking

Uw gegevens worden voor de volgende doelen gebruikt: Het uitvoeren van coaching, trainingen en adviestrajecten. Het voeren van een correcte administratie en facturatie. Het onderhouden van contact en het plannen van afspraken. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de belastingwetgeving.

Het faciliteren van communicatie en het delen van trajectinformatie via het klantportaal.

Beveiliging, onderhoud en misbruikpreventie van digitale systemen.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is: Administratieve gegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht. Trajectinformatie: Maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij er andere afspraken met u zijn gemaakt.

5. Delen met derden

Uw informatie wordt uitsluitend met anderen gedeeld indien: Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. U hier vooraf uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Vallei Praktijk voor Systemisch Bewustzijn hiertoe wettelijk verplicht is. Uw informatie wordt niet verkocht ten dienste van het gebruik door andere partijen.

Voor het klantportaal en hosting maken wij gebruik van verwerkers binnen de EU/EER, met wie wij verwerkersovereenkomsten sluiten.

6. Beveiliging en bescherming

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. In het onverhoopte geval van een datalek, maken wij hiervan melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen, indien de wet dit vereist.

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u duidelijke rechten met betrekking tot uw gegevens: Recht op inzage en correctie van uw gegevens. Recht op gegevensoverdracht (dataportabiliteit). Recht op verwijdering van uw gegevens, voor zover de wet dit toelaat.

8. Klantportaal (Mattermost)

Vallei Praktijk voor Systemisch Bewustzijn biedt (aan sommige cliënten) een klantportaal aan. Dit portaal is bedoeld als afgeschermde digitale omgeving voor communicatie en het delen van trajectinformatie.

8.1 Doeleinden Wij gebruiken het klantportaal om:

met u te kunnen communiceren (berichten uitwisselen),
trajectinformatie, updates en (indien van toepassing) materialen/verslagen beschikbaar te stellen,
praktische afstemming te doen rondom afspraken en planning,
het portaal technisch te beheren en te beveiligen.

8.2 Welke gegevens worden verwerkt in het portaal Afhankelijk van het gebruik kunnen wij in het klantportaal de volgende persoonsgegevens verwerken:

accountgegevens zoals naam/gebruikersnaam en e-mailadres,
de inhoud van berichten die u aan ons stuurt en die wij aan u sturen,
bestanden/bijlagen die u uploadt of die wij met u delen,
(beperkte) technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking, zoals loggegevens (bijvoorbeeld inlogmomenten) en technische identifiers.

Wij vragen u om via het portaal terughoudend te zijn met het delen van medische gegevens of andere zeer gevoelige informatie.

8.3 Grondslagen (waarom dit mag) De verwerking via het klantportaal is gebaseerd op:

de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst (coaching/begeleiding en bijbehorende communicatie), en/of
ons gerechtvaardigd belang om communicatie en dienstverlening praktisch, veilig en efficiënt te organiseren.

8.4 De gebruikte omgeving en locatie van gegevens Het klantportaal draait via Mattermost. De gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server binnen de EU (Duitsland).

8.5 Delen met derden (verwerkers) Voor hosting en technisch beheer maken wij gebruik van dienstverleners die optreden als verwerker. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Uw gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor advertentiedoeleinden.

8.6 Bewaartermijnen (portaal) Berichten en bestanden in het klantportaal bewaren wij in principe niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening.

Trajectinformatie bewaren wij maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij anders met u overeengekomen of wettelijk noodzakelijk.
Back-ups kunnen gegevens nog voor een beperkte periode bevatten, afhankelijk van de back-upcyclus.

8.7 Beveiliging (aanvulling) Naast de algemene beveiligingsmaatregelen nemen wij binnen het klantportaal onder meer maatregelen zoals:

beveiligde verbindingen (versleuteld verkeer),
toegangsbeheer (alleen bevoegde personen),
logging waar nodig voor beveiliging en misbruikpreventie,
updates en onderhoud van de omgeving.

8.8 Uw rechten Uw rechten (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit) gelden ook voor gegevens die via het klantportaal zijn verwerkt. Verzoeken kunt u indienen via [email protected]. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen.

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot uw privacy kunt u contact opnemen via: martijn@euyen